Il sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing)
Il Gruppo Bancario Cooperativo Iccrea promuove una cultura aziendale basata sui valori della integrità, responsabilità e trasparenza.In linea con tali principi ogni Società del Gruppo adotta un sistema di segnalazione delle violazioni (c.d. Whistleblowing) al fine di prevenire e contrastare condotte illecite, mettendo a disposizione specifici canali che garantiscono la riservatezza e la protezione di tutti i soggetti coinvolti nel processo, per incoraggiare la “denuncia” di comportamenti illegittimi.
I soggetti che possono effettuare segnalazioni
Con l’obiettivo di contrastare e prevenire fenomeni illeciti, il Decreto Legislativo n. 24 del 2023 ha ampliato la platea di soggetti che possono effettuare segnalazioni Whistleblowing, estendendola a:
Attenzione: i canali indicati non possono essere utilizzati per proporre un reclamo relativo ai rapporti commerciali, ma solo per segnalare un comportamento illegittimo.
Le tutele garantite al segnalante e agli altri soggetti
Il Gruppo, nel rispetto delle previsioni di legge, garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante sin dal momento della ricezione della segnalazione e vieta ogni forma diretta o indiretta di comportamenti e provvedimenti ritorsivi, discriminatori o penalizzanti adottati nei suoi confronti (inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati) in conseguenza della segnalazione effettuata.
Le misure di protezione vengono estese anche ai seguenti soggetti:
Che cosa può essere segnalato
Possono essere oggetto di segnalazione:
Non sono segnalabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).
Non sono altresì segnalabili:
Segnalazioni anonime
Le segnalazioni anonime, ovvero le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del soggetto segnalante, non sono qualificabili come segnalazioni “Whistleblowing”.
Le segnalazioni anonime ricevute attraverso i canali implementati dal Gruppo, anche se circostanziate, non essendo equiparabili a segnalazioni Whistleblowing, non vengono trattate.
Unica eccezione è costituita dalle segnalazioni anonime che abbiano ad oggetto la violazione della normativa volta alla prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (art. 48 del D.Lgs. 231/2007). In questo caso la segnalazione, anche se anonima, è considerata una segnalazione Whistleblowing e viene gestita come tale. In particolare, sono in ogni caso garantite:
Come può essere effettuata una segnalazione
Canale interno
A. Segnalazione scritta
Sono necessarie n. 3 buste:
La busta n. 3, dopo essere stata chiusa, dovrà essere spedita, con la dicitura “riservata personale – segnalazione Whistleblowing” all’attenzione del “Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni” a:
Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni
c/o Sede Legale Banca di Credito Cooperativo del Friuli - CrediFriuli
Via Giovanni Paolo II, 27
33100, Udine UD
Solo ed esclusivamente nel caso in cui la segnalazione riguardi il Responsabile Internal Audit (RIA), il segnalante potrà spedire la busta, al medesimo indirizzo, all’attenzione del Responsabile Compliance ovvero del Responsabile Antiriciclaggio, il quale re-indirizzerà la segnalazione al Valutatore competente sulla base dei principi stabiliti nella Politica di Gruppo sul Sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing).
B. Segnalazione orale (per dipendenti e non dipendenti)
È possibile effettuare una segnalazione orale telefonando ai seguenti numeri
La telefonata sarà registrata.
Su richiesta del segnalante, è altresì possibile richiedere un incontro diretto con il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni, telefonando al medesimo numero.
Al termine dell’incontro, il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni stilerà un verbale dettagliato dell’incontro che dovrà essere sottoscritto anche dal segnalante, il quale ne riceverà copia.
Solo ed esclusivamente nel caso in cui la segnalazione riguardi il Responsabile Internal Audit (RIA) è possibile richiedere un incontro diretto con il Responsabile Compliance ovvero con il Responsabile Antiriciclaggio, che re-indirizzerà la segnalazione al Valutatore competente sulla base dei principi stabiliti nella Politica sul Sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing).
Canale esterno
Evidenziando l’importanza del canale interno che deve, ove possibile, essere sempre preferito, il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), con le modalità previste sul sito istituzionale dell'Ente, al ricorrere di una delle seguenti condizioni:
Divulgazione pubblica (a mezzo stampa, social media etc.)
È possibile effettuare una divulgazione pubblica al ricorrere di una delle seguenti condizioni:
Denuncia all’autorità giudiziaria
È prevista altresì la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria per denunciare una condotta illecita di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.
Informativa Privacy Whistleblowing
Con riferimento al trattamento dei Suoi dati personali, legato all’acquisizione delle segnalazioni ed alla relativa valutazione, La informiamo di quanto segue, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679.
Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è la società alla quale sta presentando la segnalazione (di seguito, per brevità, “Società” o “Titolare”), i cui dati di contatto potranno essere reperiti all’interno della sezione “Privacy” del sito web.
All’interno della medesima sezione potrà trovare i dati del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), a cui potrà rivolgere ogni eventuale richiesta di informazione circa la presente informativa.
Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento
I dati personali sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse e strumentali alla verifica della fondatezza delle segnalazioni ricevute e per la gestione delle stesse, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dalle società del Gruppo Bancario Cooperativo Iccrea, per tali intendendosi la violazione di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente - interna ed esterna - e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali, società del Gruppo o a terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori), che possano determinare - in modo diretto o indiretto - un danno economico, patrimoniale e/o di immagine.
Pertanto, la base giuridica del trattamento risulta essere la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, con riferimento alle previsioni contenute nel Decreto Legislativo n. 24/2023, che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937.
Tipologia di dati e modalità del trattamento
Nell’ambito del processo di segnalazione, potranno essere trattate le seguenti tipologie di dati:
Il trattamento avverrà mediante modalità cartacee ed informatiche, nel pieno rispetto delle disposizioni e delle misure di sicurezza indicate nel D. Lgs. 24/2023 e nelle Linee Guida dell’ANAC 2023 in materia di whistleblowing. Sempre nel rispetto di tali disposizioni, in caso di segnalazioni “orali” effettuate per il tramite della linea telefonica dedicata, il Titolare potrà registrare la chiamata, al fine di tenere traccia della Sua segnalazione e dei relativi contenuti.
Periodo di conservazione dei dati (o criteri per determinarlo)
La Società conserva, di regola, i dati del segnalante per un periodo di cinque anni dalla chiusura del processo di gestione della segnalazione, salvo che sia previsto un periodo di conservazione diverso (ad esempio nel caso di contenzioso o per adempiere ad un obbligo di legge); in tali casi, i dati saranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. Durante tale periodo saranno, comunque, attuate misure tecniche e organizzative adeguate per la tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.
Soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati personali o ai quali i dati personali possono essere comunicati
Conformemente alla normativa in materia, viene garantita la massima riservatezza di tutti i dati personali contenuti nella segnalazione, pertanto i medesimi saranno trattati unicamente dal personale della Società addetto alla valutazione delle segnalazioni o da soggetti esterni opportunamente contrattualizzati come Responsabili del trattamento e vincolati ai medesimi obblighi di riservatezza.
Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
I dati non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi situati al di fuori della UE.
Diritti
L’interessato potrà esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 per quanto applicabili:
Per l’esercizio di tali diritti ci si potrà rivolgere al Titolare del trattamento o al DPO, indirizzando le eventuali richieste ai recapiti presenti nella sezione “Privacy” del sito web.
L’interessato ha inoltre diritto di presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati.
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